Declaratieformulieren. Ik haat ze. Zelfs nu ze digitaal zijn blijft het een tijdrovende bezigheid die ik iedere keer nadat ik op reis ben geweest voor mijn werk voor me uit blijf schuiven. Het is een ontzettend bewerkelijk gedoe met bonnetjes, scans en bankafschriften waar ik als een berg tegenop zie om er mee aan de slag te gaan. Nu werd ik er weer meer geconfronteerd om de kosten die ik maak vooraf aan een zakenreis nog in deze maand te declareren omdat het financiële jaar sluit op de laatste dag van september. Over een week ga ik naar Berlijn, en ik had de vlucht geboekt en al een parkeerplaats gereserveerd. Vandaag dus toch maar even tussen de bedrijven door gedaan.
Jaren geleden, in het pre-digitale tijdperk was het declareren natuurlijk nog veel erger. En had je het uiteindelijk allemaal verwerkt en ingeleverd, dan moest je zelf goed in de gaten houden of het uitgegeven bedrag vervolgens tijdig teruggestort werd op je bankrekening. Je kon niet even in het systeem checken wat de status van je declaratie was, of een notificatie instellen om op de hoogte te blijven van de voortgang.
Zo was er een keer dat Inge vroeg of ik de declaratie met betrekking tot een 14-daagse trip naar Amerika al had ingediend. Het was voor een best wel flink bedrag. Dat had ik al weken geleden gedaan, zo gaf ik als antwoord. Maar ik begon natuurlijk meteen aan mezelf te twijfelen. Waarom was dat bedrag dan nog niet overgemaakt op onze rekening? De dag erna op kantoor bij de administratieve afdeling nagevraagd en daar kreeg ik te horen dat ze zaten te wachten op een missend bonnetje. Zonder mij daarover te hebben ingelicht. Omdat ze dachten dat ik vanzelf zou komen als het te lang zou duren. Want het was tenslotte best wel een flink bedrag, toch?
Deze avond las ik verder in De Bourgondiërs van Bart van Loo en kwam er toevalligerwijs achter dat het declaren van reiskosten ook in 1435 al een frustrerende bezigheid kon zijn. Jan van Eyck, vermaard hofschilder van Filips de Goede had een financiëel geschil met een ambtenaar van de Rijselse rekenkamer dat met tussenkomst van zijn broodheer in zijn voordeel werd beslecht. Maar de ambtenaar was een slecht verliezer met een goed geheugen:
Een jaar later zou dezelfde ambtenaar op pietluttige wijze wraak nemen. Omdat Van Eyck zijn reiskosten niet kon bewijzen met de nodige kwitanties, beweerde de man dat het onmogelijk was die luttele paar centen neer te tellen. Het is niet bekend of Filips nog een keer tussenbeide kwam.
[p.422]
Geef een reactie